Pengorganisasian Struktur Manajemen, Actuating, dan Controling

1.      PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

Ø  Definisi Pengorganisasian

Definisi dan Pengertian pengorganisasian menurut para ahli sebagai berikut :

1.      Organisasi Menurut Stoner: Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D.Mooney: Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I.Bernard: Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Jadi pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Ø  Definisi Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan

Ø  Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen
Dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi, baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumberdaya lainnya kearah tercapainya suatu tujuan pentingnya pengorganisasian sebagai fugsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemen dalam setiap organisasi.

2.      ACTUATING MANAJEMEN

Ø  Definisi Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agarmau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhka adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling( nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai.

Ø  Pentingnya Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini,George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Ø  Prinsip Actuating

Dalam pelaksanaan atau actuating ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan yaitu:

1) Keteladanan

2) Konsisten

3) Keterbukaan

4) Kelembutan

5) Kebijakan

Semua prinsip-prinsip tersebut mempercepat dan meningkatkan kualitas penggerakan.

3.      MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

Ø  Definisi Controlling

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Ø  Langkah-langkah Dalam Kontrol

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1.      Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2.      Mengukur prestasi kerja.

3.      Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4.      Mengambil tindakan korek

Ø  Tipe-tipe Kontrol

Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan.
Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.
Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, pengawasan pendahuluan bahan-bahan, pengawasan pendahuluan modal dan pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3.      Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Ø  Kontrol Proses Manajemen

Kontrol sebagai fungsi manajemen melibatkan langkah-langkah berikut :

1.      Menetapkan standar.

Standar kriteria terhadap hasilnya diukur. Mereka adalah norma untuk mencapai tujuan. Standar biasanya diukur dalam hal output. Mereka juga dapat diukur dalam istilah non-moneter seperti loyalitas, daya tarik pelanggan, goodwill dll.

2.      Mengukur kinerja.

Pengukuran melibatkan perbandingan antara apa yang dicapai dan apa yang dimaksudkan untuk dicapai. Pengukuran kinerja aktual harus dalam unit yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit atau tolak ukur tersebut sehingga dipilih menjadi jelas, didefinisikan dengan baik dan mudah diidentifikasi, dan harus seragam dan homogen selama proses pengukuran.

3.      Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. Ini adalah prinsip aktif dari proses.

 Dua sebelumnya, penetapan tujuan dan format pengukuran adalah bagian dari proses persiapan. Ini adalah tanggung jawab manajemen untuk membandingkan kinerja aktual terhadap standar yang ditetapkan. Perbandingan ini kurang menyulitkan jika unit pengukuran untuk set standar dan kinerja yang diukur adalah sama dan diukur. Perbandingan menjadi lebih sulit ketika ini membutuhkan evaluasi subjektif.

4.      Mengoreksi Penyimpangan. Elemen terakhir dalam proses adalah mengambil tindakan korektif. Mengukur dan membandingkan kinerja, mendeteksi kelemahan, kegagalan atau penyimpangan, dari rencana akan sia-sia jika tidak mengarah ke tindakan korektif yang diperlukan.

Sumber            :

http://hmti.wordpress.com/2008/02/22/definisi-dan-pengertian-organisasi/

http://attawijasa20.wordpress.com/2011/05/06/pengawasan-dan-kontrol-dalam-  manajemen-pendidikan/

http://www.preservearticles.com/2012051932638/4-main-steps-in-control-process-in-management.html